El pla de transformació

Introducció

Les entitats del tercer sector ja treballeu en el disseny de projectes i activitats de manera habitual. Per tant, no repetirem en aquest apartat procediments que de ben segur ja coneixeu, domineu i apliqueu en la vostra pràctica diària.

A continuació, doncs, només hem intentat aportar algunes pautes pel que fa al redisseny aplicat a la situació d’adaptació de la vostra activitat en entorns no presencials, destacant aquells aspectes que, atenent a la nostra experiència, s’haurien de tenir en compte per tal que aquest redisseny sigui el màxim d’efectiu possible.

Anàlisi de la situació i del context

Abans de tot, com en el disseny de qualsevol acció, és indispensable fer una anàlisi de la situació, ja que això ens permetrà definir o ajustar la manera més òptima de procedir.

En el cas que encara no s’hagi fet, és molt recomanable i necessari fer un examen acurat i realista de tot allò que s’hagi fet fins al moment respecte a les adaptacions al context digital, per tal d’avaluar-ne l’efectivitat. Aquest fet possibilitarà detectar què està funcionant i què no, alhora que també ens donarà pistes aproximades sobre quin és el grau de maduresa tecnològica de l’entitat, per tal de tenir clar on i com s’haurien de focalitzar els esforços i els recursos a partir d’ara.

Depenent d’aquest grau, hi haurà entitats més «entrenades» que ja facin un ús força intensiu de les TIC en bona part dels seus processos i que ara estiguin en la situació de reforçar o millorar determinats aspectes, mentre que d’altres pot ser que només en facin un ús més aviat anecdòtic i que la seva activitat es fonamenti més en la presencialitat, fet que requerirà una mica més d’esforç en tot aquest procés.

Tota aquesta informació hauria de quedar ben recollida i organitzada, de manera que permeti disposar d’una radiografia ràpida de la situació que ajudi l’organització a situar-se i establir les prioritats.

Així doncs, es planteja fer aquest anàlisi des de dues vessants:

  • Examinar allò que ja s’ha fet per tal d’avaluar-ne l’efectivitat i poder detectar on s’haurien de focalitzar les possibles millores.
  • Concretar què s’hauria de dur a terme en un futur immediat tenint en compte el que ja s’ha fet, i anticipar-nos, en la mesura que puguem, a les possibles resistències amb les quals ens podem trobar per tal de poder-les evitar o, almenys, minimitzar.

Una manera de fer aquesta anàlisi és utilitzar una matriu DAFO, on pugueu recollir les debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats, amb relació a aquestes adaptacions.

Les debilitats i les fortaleses es refereixen a factors interns de l’organització, i les amenaces i les oportunitats a factors externs.

Figura 6

Després, si volem acotar millor l’anàlisi a partir del DAFO, es poden emprar uns quadres com els que us mostrem a continuació (o similars), on s’explicitin, per una banda, les adaptacions ja realitzades i, per l’altra, les que s’hagin pensat dur a terme arran del DAFO, tenint en compte els avantatges i els problemes detectats, per poder destriar què es requereix.

En aquest cas, us recomanem que en els quadres es diferenciï l’activitat interna de l’entitat (processos propis del funcionament intern de l’organització) de l’activitat externa (serveis i atenció que ofereix l’entitat).

Què s’ha fet?

Adaptacions digitals i/o iniciatives que s’han dut a terme Avantatges, aspectes positius, millores que aporta Resistències

Què no funciona, què s’hauria de canviar?

Aspectes tècnics o infraestructurals emprats: eines, dispositius, connexió Necessitats detectades Altres comentaris
 

 

Activitat interna

 

Teletreball
Comunicació interna
Seguiment i treball amb el voluntariat
 

 

Activitat externa

Mentories
Tallers lleure
Tallers ocupacionals

Què s’hauria de fer a partir d’ara?

Adaptacions pendents que s’haurien de dur a terme Avantatges, aspectes positius, millores que anticipem Dificultats o problemes que anticipem Aspectes tècnics o infraestructurals: possibles eines, dispositius, connexió, etc. Necessitats i mancances per dur-les a terme Altres comentaris
Activitat interna .
Activitat externa

També es poden emprar altres tècniques col·laboratives, depenent de com treballi l’organització, com la del brainwriting que possibiliti que les persones implicades de l’organització puguin posar per escrit, de manera col·laborativa, quins són els problemes principals amb els quals s’han trobat i perquè creuen que s’ha produït aquest problema, així com les possibles solucions que s’hi podrien aplicar.

A partir d’aquí, la idea seria organitzar-los en categories per tal d’identificar-ne les relacions, de manera que es pugui elaborar un quadre final compartit o similar amb tots aquests aspectes recollits categoritzats, i després analitzar-lo, per tal de prendre decisions i adoptar les solucions.

Tanmateix, aquesta mateixa tècnica també es pot utilitzar de cara a les futures adaptacions que us plantegeu dur a terme en un futur.

En aquesta anàlisi de context, si decidim emprar eines i mitjans digitals, és també imprescindible conèixer el grau de coneixement al respecte, tant dels destinataris com de les persones que hagin de liderar l’acció.

En aquest sentit, és molt recomanable obtenir a priori aquesta informació, per tal que les solucions que decidim emprar siguin factibles i adequades. Es pot fer a través de qüestionaris, testos d’autodiagnosi o breus entrevistes per esbrinar si disposen d’algun dispositiu digital, com accedeixen a internet, quines són les possibilitats de connexió, quins són els usos més habituals que fan amb la tecnologia, quines eines utilitzen habitualment, etc.

Depenent d’aquests resultats, podrem prendre les decisions més adequades.

Què necessitem i de quins recursos disposem

A partir d’aquesta primera anàlisi, ja es pot destriar i organitzar tot el que disposem i el que necessitem, per tal de poder seguir treballant en aquesta adaptació digital.

Per suposat, aquestes necessitats o mancances detectades per dur a terme aquestes adaptacions poden ser de diferent tipus: econòmiques, de recursos (tècniques, d’infraestructura, programari específic, dispositius, etc.), formatives (necessitat de coneixements, d’assessorament, etc.), etc., ja sigui internament de la pròpia organització o bé de les persones o dels col·lectius amb els quals treballem.

En aquest sentit, és indispensable que les diferenciem i les tinguem ben identificades i categoritzades, per poder plantejar l’estratègia pertinent.

A partir d’aquí, cal avaluar-les des d’un punt de vista el màxim de realista possible, atenent a les prioritats i al context, considerant especialment el que realment es detecti com a necessitat, ja que no ho podrem fer tot de cop.

Us recomanem, doncs, establir un ordre de prioritat de les accions de transformació que es duran a terme. Això ajudarà a plantejar la posterior planificació i la seva posada en marxa.

És important no perdre mai de vista que cada acció té els seus objectius, i aquests han d’estar ben definits, ja que el disseny en perseguirà l’assoliment.

Una vegada ja es concretin aquestes necessitats, s’haurà de tenir en compte quin cost tenen i veure’n la viabilitat. En aquest sentit, es té constància que, arran de la crisi de la COVID-19, un dels principals problemes que afronta el tercer sector és la baixada d’ingressos pel que fa al seu finançament, especialment els que rebien per part d’empreses, particulars o de l’Administració.

A més, en molts casos s’han hagut de fer uns ERTO i, alhora, les entitats han vist que s’incrementaven el nombre d’usuaris.

Així, una vegada preses les decisions de les adaptacions que es duran a terme, podeu plantejar una reunió (virtual o presencial, en funció de com ho permetin les circumstàncies), on hi siguin presents les persones implicades de l’organització que es veuran afectades per les adaptacions, de manera que ajudi a la sensibilització i se’ls faciliti un acompanyament. D’aquesta manera, es poden pal·liar o minimitzar possibles resistències. I, si s’estima necessari, també es pot oferir una formació o una sessió de suport per orientar o bé facilitar recursos, per tal que les persones que ho han de dur a terme sentin que reben suport en aquest procés.

Més tard, quan aquesta adaptació es porti a la pràctica, caldrà també fer un acompanyament i seguiment d’aquesta adaptació.

Què, qui i quan ho fem? Planificació

Quan ja tinguem totes aquestes necessitats identificades i analitzades sota criteris de viabilitat, atenent especialment al context i als recursos disponibles, és moment de posar el fil a l’agulla amb el disseny d’aquesta adaptació, fent una planificació on s’indiquin les diferents accions necessàries per fer les adaptacions, amb les tasques requerides associades per a cadascuna, per tal de donar-li forma, així com la distribució, tant de les persones que se’n poden encarregar com de la temporalització que es preveu.

Es recomana donar prioritat a aquelles adaptacions que s’hagin avaluat com a més urgents i viables en el temps pel que fa a la virtualització, adoptant un punt de vista el màxim de realista possible.

Per treballar en aquesta planificació existeixen diferents eines. Potser que l’organització ja treballi de manera habitual amb alguna eina concreta per dur a terme les planificacions dels projectes i de les accions. En qualsevol cas, oferim algunes idees, per si poden ser útils.

A banda dels coneguts fulls de càlcul, hi ha també altres eines com els diagrames de Gantt que permeten organitzar i gestionar de manera força àgil l’evolució del treball d’una manera molt gràfica. Hi ha eines de programari lliure com Planner o GanttProject o altres de propietari i en línia com Instagantt.

Figura 7
Font: elaboració pròpia.

També hi ha altres eines de gestió en línia com Trello, molt coneguda perquè és gratuïta, de propietari, força intuïtiva i permet fer un seguiment acurat d’aquesta planificació i de les tasques assignades, especialment quan s’ha de treballar en línia, amb l’avantatge que possibilita la integració de diverses eines (p. ex., Google Drive, entre d’altres), a banda de fer notificacions, treballar amb llistes de control, etc.

Hi ha altres alternatives igual d’útils, però potser menys conegudes, de programari obert (Opensource) com Taiga o Kanboard. Podeu ampliar la informació sobre aquestes eines en aquest enllaç: https://opensource.com/alternatives/trello

També n’hi ha d’altres com Framagenda (projecte Framasoft).

Com ho fem? Disseny de les accions del pla

Entenem que les entitats ja teniu una experiència prou dilatada en el disseny de projectes i accions, per la qual cosa no ens estendrem en aquest apartat.

Això sí, en el disseny concret d’accions on s’apliqui l’ús d’eines TIC i mitjans per fer aquesta adaptació en la no presencialitat, us recomanem que tingueu en compte les indicacions exposades a les guies d’aquest Toolkit, posant una atenció especial a les metodologies, eines i els mitjans amb relació a les competències que permetin treballar,  atenent sempre al context i a les seves especificitats.

Pel que fa al disseny d’experiències formatives utilitzant les TIC, l’experiència de la UOC es basa sobretot en procediments de disseny instruccional, entenent-lo com

«la pràctica de crear experiències formatives eficaces, competents i interessants»

(Guàrdia, L.; Williams, P.; Sangrà, A.; Schrum, L., 2010).

Pel que fa a aquesta temàtica, existeixen diferents models, i el més genèric i utilitzat és l’ADDIE.  Per si us pot ser d’utilitat, us recomanem alguns recursos per treballar en el disseny d’accions educatives a partir d’aquest model.

Llavors, a partir de l’anàlisi i l’ordre de prioritat de les accions, per treballar en aquest disseny caldria:

  • Fixar els objectius per a cada acció i les competències associades (en el cas d’accions educatives o formatives).
  • Requeriments dels participants.
  • Descripció de l’activitat i la temporització, així com dels continguts (en el cas d’accions educatives o formatives) i de la metodologia.
  • Triar els mitjans i les eines que s’empraran per al procés, així com la dinamització.
  • Escollir els recursos i materials de suport (en cas necessari) i la creació i distribució.
  • Avaluar l’acció: en aquest sentit, es recomana fer-la de manera continuada, i no només en finalitzar l’acció. És a dir, s’haurien de preveure accions d’avaluació continuada durant la mateixa implementació de l’adaptació, per poder-hi fer els ajustos que calgui en cas necessari.

Avaluem-lo i millorem-lo

No és recomanable deixar l’avaluació per al final, sinó que es considera més adequat anar fent un seguiment de l’acció que ens permeti fer els ajustos necessaris durant la mateixa implementació, sobretot quan es posa en marxa una nova experiència o una adaptació. En aquest sentit, es pot anar fent una avaluació de seguiment, per exemple, una setmana o dues després que s’hagi iniciat l’acció, i que es pugui anar fent de manera regular.

En acabar, com és habitual, cal fer també una avaluació de tancament, que ens permeti recollir informació d’una manera més global sobre com ha funcionat tot plegat.

Per fer-ho, el més habitual és emprar qüestionaris, tant amb els destinataris com amb les persones que dinamitzin l’acció.

Depenent del tipus d’acció, de les eines i dels mitjans disponibles, poden ser en línia o impresos. Els primers permeten una anàlisi molt més àgil, ja que possibiliten gràfics i resums automatitzats de les respostes. Actualment, hi ha diferents solucions gratuïtes de propietari tan conegudes com els formularis de Google o de Microsoft, i també altres solucions de programari lliure menys conegudes, però eficaces i segures com LiberaForms, LimeSurvey o Framaforms (projecte Framasoft).

Depenent d’aquesta adaptació i del tipus d’informació que vulguem obtenir, el que sí que hauríem de poder esbrinar és si s’estan complint els objectius, i saber quins aspectes estan funcionant i quins no.

Llavors, per tal d’obtenir informació útil, és important formular les preguntes de manera clara i concisa, combinant, si es considera necessari, preguntes tancades i obertes.

En el cas que es necessiti informació detallada, pot ser convenient emprar preguntes obertes, on els destinataris es puguin expressar amb més llibertat, fet que permetrà recollir informació de manera més acurada i real, amb l’inconvenient que aquestes respostes necessiten més temps d’anàlisi que no pas les preguntes tancades.