La transformació digital
«Procés de canvi en la cultura de l’organització a través del qual s’interioritzen les millores tecnològiques i els processos innovadors que repercuteixen positivament en els processos de funcionament de les organitzacions»
(Arango Serna; Branch; Castro Benavides, & Burgos, 2019, citat per Pacheco Mangas, J.; Palma García, M.; Hombrados Mendieta, I., 2020).
Actualment, vivim immersos en un context de canvi i d’incertesa a causa de diversos factors, entre els quals destaquen l’augment demogràfic i la ràpida evolució tecnològica, que, en els darrers anys, s’han accelerat i avancen de manera exponencial.
Tanmateix, situacions de crisi global sobtades com la que estem experimentant actualment amb la pandèmia de la COVID-19 està precipitant tot aquest procés de canvi, i deixa un marge de temps força comprimit per poder fer-hi front i adaptar-s’hi, on la tecnologia, per les seves implicacions en tota l’esfera social i econòmica, ha esdevingut una de les àrees centrals d’interès.
Tot plegat, està provocant importants transformacions en el si de les organitzacions per poder adaptar-se de manera àgil a aquesta situació d’incertesa i seguir operant de manera efectiva en aquest escenari, alhora que es dona resposta urgent a les prioritats d’emergència social actuals, fet que pot esdevenir també una oportunitat per a la millora i l’eficiència de les seves tasques i dels seus serveis.
En aquest procés d’adaptació, la tecnologia esdevé un dels eixos cabdals. En aquest sentit, les organitzacions s’han vist abocades a digitalitzar, en part o totalment, molts dels seus processos i serveis que potser fins ara es feien de manera presencial. Això està generant tot un procés de transformació en les maneres d’operar de les organitzacions, que fan un ús més intensiu de les tecnologies, i que, en molts casos, s’han vist obligades a fer adaptacions digitals de manera precipitada, donada la urgència del context.
Què significa la transformació digital?
Per començar, la transformació digital no vol dir només afegir eines tecnològiques a les tasques diàries com es pot acostumar a pensar, sinó que implica tot un procés adaptatiu que planteja maneres diferents de treballar i metodologies noves, ja que:
- Incideix en les pròpies dinàmiques internes de l’organització, com la comunicació, la planificació, la gestió del temps i la coordinació del treball, així com les relacions amb els treballadors, voluntaris, finançadors, proveïdors i amb la pròpia Administració.
- Afecta el mateix desenvolupament de les diferents tasques i serveis de l’entitat a l’exterior amb les persones i col·lectius amb les quals treballa i dona servei.
- Possibilita processos de treball i d’acció més horitzontals, participatius i flexibles.
Amb relació a això, cal destacar que la crisi de la COVID-19 ha evidenciat la bretxa digital i les desigualtats en matèria d’accés i ús a la tecnologia i a internet, un aspecte molt important que cal tenir en compte en aquest procés de transformació per no fomentar més la desigualtat. Per això, des de les entitats del tercer sector s’ha demanat que es dissenyi un Pla d’impacte sobre la bretxa digital i garantir el dret a disposar d’internet per a totes les persones, entre d’altres mesures.
Com a punt positiu, però, també cal destacar que en aquest context han agafat embranzida algunes iniciatives que aprofiten els avantatges de les TIC en l’acció social com, per exemple, el foment del voluntariat digital a través de diverses entitats del tercer sector per pal·liar els efectes de l’aïllament causat pel confinament.
Com fer una transformació digital?
Llavors, per tal que aquesta transformació digital sigui efectiva, amb vistes al futur i perquè sigui el màxim de coherent i positiva possible, es necessita:
- Conèixer els elements principals que operen en aquesta transformació per poder fer un disseny adaptatiu i una implementació adequats, més enllà d’afegir eines com a substitució de la presencialitat. Aquests elements els podeu consultar a les guies «Dinamització virtual» i «Com triar una eina» d’aquest Toolkit.
- Analitzar el que s’ha fet fins al moment per poder fer un disseny estratègic previ i coordinat que esdevingui un pla de transformació capaç de donar resposta a les pròpies necessitats internes de l’organització i a les de les persones i els col·lectius amb els qual treballa, atenent al context, els recursos disponibles, els mitjans, els coneixements de les parts implicades i la pròpia cultura organitzativa. Podeu consultar la guia «Dissenyem el pla de transformació».
- Repensar les accions, canviant o ajustant procediments i metodologies, ja que probablement necessitaran un replantejament, per poder esdevenir una oportunitat per millorar les pràctiques i les activitats de l’organització. Podeu consultar les guies d’aquest Toolkit «Com virtualitzar activitats i tallers» i també «Dinamització virtual».
Així doncs, cal analitzar i conèixer les potencialitats de les eines i els mitjans disponibles amb relació a les metodologies que possibiliten, per poder transformar l’activitat, o fins i tot per millorar-la, tenint en compte que la tecnologia, amb les seves eines i els seus mitjans, s’hauria d’adaptar al context i no a la inversa.
Per això, és cabdal conèixer i analitzar també el grau d’alfabetització digital de les persones involucrades en les accions (destinataris, formadors, dinamitzadors, etc.) i les possibilitats de connexió i d’accés.
Per exemple, un plantejament generalitzat que s’ha dut a terme ha estat emular tot el que es fa presencialment a l’entorn virtual. Així s’ha pogut veure durant el confinament, on en molts casos aquesta adaptació s’ha traduït en un foment de l’ús d’eines síncrones, com és el cas de les videoconferències. Tal com s’ha experimentat, la videoconferència ha esdevingut una tecnologia recurrent i molt útil. Però val a dir que també ha posat en evidència altres problemes com la limitació de l’accés a la xarxa quant a la connexió i les dades, així com la manca de dispositius o de formació, tant per part de les entitats com dels beneficiaris. És per això que s’haurien d’haver plantejat prèviament algunes qüestions importants com:
- És idònia aquesta eina, tenint en compte els requeriments de connectivitat i despesa de dades que comporta? Els beneficiaris disposen de connexió o de dispositius electrònics? Saben utilitzar l’eina?
- L’organització i les persones implicades estan preparades per al seu ús?
- Quins avantatges aporta aquesta eina a la tasca o activitat? Permetrà millorar alguna cosa del que fem? Quines metodologies ens permetrà desenvolupar?
- S’han sospesat altres alternatives?
Les resistències al canvi
Malgrat els avantatges que ens puguin aportar les tecnologies i els mitjans, la seva aplicació en un determinat context no està exempt de topar amb resistències, ja que impliquen una manera diferent de treballar, i no tothom està disposat a canviar tan fàcilment. En aquest sentit, s’acostuma sempre a necessitar un procés d’aprenentatge i d’habituació, a banda de la infraestructura necessària com dispositius electrònics, possibilitat de connexió, instal·lació de programari, etc.
Per això, el més important és poder garantir, en la mesura que sigui possible, i en els casos necessaris, un acompanyament adequat per facilitar l’adopció d’aquesta adaptació.
Les possibles resistències dependran, en bona part, del grau de maduresa tecnològica de la pròpia organització, de la seva activitat i, sobretot, de les persones a les quals es dona atenció. En aquest sentit, és molt important tenir-les en compte de manera anticipada per superar-les i no generar més desigualtats o barreres.
Cal considerar també que la virtualitat no sempre s’ajusta al que es necessita atenent a un determinat context, i que, de vegades, pot ser més encertat no virtualitzar una determinada activitat, o bé es pot necessitar reconvertir-la i canviar-ne el plantejament, o bé virtualitzar-ne només una part.
Us recomanem fer una visita a l’apartat de «Bones pràctiques» d’aquest Toolkit, on, entre d’altres, trobareu l’experiència de l’entitat La Kalle, que ha treballat en un redisseny d’algunes de les seves activitats comunitàries utilitzant podcasts.
Capacitat d’adaptació al canvi per part de l’organització: la resiliència
En moments de canvi, d’incertesa o de crisi, un altre element clau que cal tenir en compte és la resiliència de l’organització, per tal d’adaptar-se i ajustar-se en situacions de crisi sense perdre’n l’eficàcia, o fins i tot podent-la millorar, més enllà de la seva pròpia supervivència i capacitat operativa.
Així doncs, tal com hem comentat anteriorment, el procés de canvi no està només en la tecnologia, sinó també en la participació dels membres de l’organització per fer possible que aquesta adaptació sigui efectiva (Pacheco Mangas, J.; Palma García, M. O.; Hombrados Mendieta, M. I., 2020).
Perquè això sigui així, es fa necessari fomentar aquesta resiliència des de dins de la pròpia organització. En aquest sentit, a continuació es mostren tot un seguit de factors, amb indicadors i descriptors que possibiliten analitzar el grau de resiliència en el si de l’organització, i que podeu aplicar, en cas necessari, per fer aquesta anàlisi:
Factor | Indicador | Descriptors |
Capacitat d’adaptació | Minimització de sitges | Eliminació de les barreres de divisió organitzacional que perjudiquen el treball. |
Recursos interns | Capacitat per mobilitzar recursos de l’organització durant la situació de crisi. | |
Compromís i implicació del personal | Vincle de compromís entre l’organització i el personal, que posseeix capacitació per a la resolució dels problemes que es presenten. | |
Informació i coneixement | Fàcil accés a la informació crítica i capacitat per al desenvolupament de rols clau per part dels membres de l’organització | |
Lideratge | Durant la crisi, hi ha un lideratge fort per proporcionar una bona gestió i una adequada presa de decisions. | |
Innovació i creativitat | Es motiva el personal per a la utilització d’enfocaments innovadors i creatius per al desenvolupament de solucions. | |
Presa de decisions | El personal té autoritat per prendre decisions com a resposta a la crisi. | |
Seguiment i informe de la situació | Es motiva el personal per estar alerta al voltant de l’organització, el seu acompliment i problemes potencials. | |
Planificació | Estratègies de planificació | Els plans per gestionar les vulnerabilitats es fan d’acord amb l’entorn de l’organització. |
Participació en simulacres | Es fomenta la participació del personal en simulacres per practicar mesures de resposta. | |
Actitud proactiva | La resposta als senyals d’alerta primerencs forma part de l’estratègia de l’organització. | |
Recursos externs | Es planifica per garantir l’accés a recursos que l’organització pugui necessitar en cas de crisi. | |
Prioritats de recuperació | Existeix consciència de quins són els requisits mínims per tal que l’organització sigui operativa durant una crisi. |
Així, en el cas de l’adopció de la tecnologia i dels mitjans en aquest procés de canvi i transformació, seria necessari veure com aquests ens poden ajudar, però no només en el sentit de com ens pot ser útil una determinada eina en una situació concreta, sinó poder disposar d’una visió més àmplia i global que ens permeti identificar les possibles millores que pot aportar i, en cas necessari, modificar i transformar metodologies i processos en l’operativa i els serveis de l’organització: «(…) és fonamental reconèixer que, quan usem tecnologies, aquestes també es fan servir en la mesura en què posseeixen límits concrets, usos més adequats, requereixen temps i condicionen les experiències que, per als diferents individus, generen diferències d’acord amb el sentit amb què les aconsegueixen dotar». (Barberà, E.; Litwin, E. 2010).
Fem xarxa! La col·laboració com a estratègia de canvi
Les entitats del tercer sector tenen una llarga tradició en el treball col·laboratiu i en xarxa a través de l’establiment de sinergies, tant entre elles com també amb d’altres organitzacions (ja siguin públiques o privades), per tal de millorar els serveis i les pràctiques i fer més efectiva la seva missió, i poder esdevenir, doncs, un element altament estratègic.
En aquest sentit, més enllà de l’intercanvi de coneixements i de recursos, treballar en xarxa també pot reforçar i ampliar les pròpies capacitats de cada entitat, i augmentar-ne així l’impacte social. Aquest argument encara agafa més força en un context complex com l’actual, on s’ha evidenciat que tot està altament interconnectat i és interdependent. Per això, la col·laboració esdevé un element fonamental per tal que les entitats del tercer sector puguin fer front a les demandes i necessitats socials creixents, tant a curt, mitjà i llarg termini, sumant esforços per ser més eficaces i eficients.
Tot plegat implica anar més enllà de la pròpia entitat per superar els límits organitzatius, tant pel que fa als recursos, les competències i els coneixements com pel que fa referència a l’operativa. Això els permetrà poder disposar d’una visió més àmplia que els permeti analitzar també els recursos i les capacitats disponibles al seu voltant (és a dir, els d’altres entitats i organitzacions de l’entorn), per tal de construir i establir aquestes col·laboracions i sinergies, en funció dels reptes i de les necessitats.
A partir d’aquí, el grau de col·laboració que cada entitat decideixi adoptar dependrà, en bona mesura, de la seva pròpia cultura organitzativa i de com es vulgui incloure aquesta col·laboració dins l’entramat de l’organització.
Com col·laborar i fer xarxa?
La creació de xarxes i plataformes és una manera molt habitual de construir col·laboracions significatives entre entitats. Però també n’hi ha d’altres com les aliances, les integracions o les federacions.
Quan es decideix crear una xarxa entre entitats o bé formar-ne part d’alguna, s’està apostant per compartir informació, recursos, coneixements, experiències i aprenentatges amb uns objectius comuns, a través d’un flux de reciprocitat, confiança i de valors sobre problemàtiques i inquietuds compartides entre els participants.
Hi ha diferents maneres de fer-ho, i tot dependrà de com decideixi abordar-ho cada entitat.
En aquest sentit, caldria primer establir si aquesta col·laboració serà:
- Només de manera puntual, per prendre determinades decisions. Per exemple, per treballar en determinats projectes i iniciatives, com a via complementària.
- De manera nuclear i integrada dins la pròpia estratègia de l’organització.
En moments de crisi i de necessitat aquesta col·laboració pot esdevenir un element especialment rellevant per a les entitats, i pot ser una oportunitat perquè formi part de la seva estratègia organitzativa, si encara no ho ha fet.
En el moment de decidir treballar de manera col·laborativa amb altres entitats com a element estratègic dins de l’organització caldria definir:
- Els objectius d’aquesta estratègia col·laborativa.
- Els recursos, coneixements i les competències que es necessiten i quins es poden aportar.
- En quins àmbits prioritaris es decideix aplicar l’estratègia de col·laboració.
- Establir els criteris i els valors per atraure i trobar entitats amb qui fer xarxa.
És molt important concretar aquests aspectes per tal que la col·laboració pugui adquirir un sentit integrat en el marc organitzatiu, i no esdevingui només una solució d’urgència (Iglesias, M.; Carreras, I., 2012).
Què aporta treballar en xarxa?
En aquest mateix estudi que us recomanàvem, s’analitzen diferents iniciatives d’entitats del tercer sector que han adoptat l’estratègia de col·laboració, ja sigui a través d’aliances diverses o de treball en xarxa.
A través de les experiències analitzades, s’extreuen diverses conclusions en la seva aplicació, de les que destacaríem les següents:
- La col·laboració i el treball en xarxa entre entitats possibilita optimitzar els recursos, les competències, els coneixements i la informació a través de la compartició i contribueix a l’eficiència de les entitats, que així poden reduir costos.
- Permet amplificar l’impacte social de les entitats.
- La confiança amb qui es col·labora esdevé la base de l’èxit de la col·laboració i del treball en xarxa.
- A banda dels objectius propis de cada entitat, es necessiten uns objectius comuns amb les entitats amb les quals es col·labora o es treballa en xarxa.
- Una col·laboració significativa pot aportar valor i ampliar les capacitats de l’organització en la consecució dels seus objectius.
- Es requereix anàlisi i lideratge per dissenyar, definir i gestionar una estratègia col·laborativa i de treball en xarxa. És a dir, no és una qüestió que es pugui abordar de manera improvisada, i necessita un temps per veure’n els resultats.
- La col·laboració amb altres entitats és un compromís que cadascuna assumeix com a tal. Per això és summament important la definició i una visió compartida.
Per tal que les xarxes funcionin i esdevinguin ens vius és important mantenir una dinàmica comunicativa continuada, tot i que sempre hi haurà períodes en els quals hi hagi més o menys activitat.
Actualment, les TIC faciliten aquests processos col·laboratius, ja que permeten compartir i treballar de manera més efectiva i regular.
Compartir i construir coneixements
En situacions de crisi com l’actual, cada entitat ha treballat diferents mesures d’adaptació. Però en coneixem les experiències? Pensem que el que hem dut a terme pot ajudar a altres entitats? O bé pensem que el que sabem fer pot orientar altres entitats?
En aquest sentit, compartir iniciatives, problemàtiques i coneixement és una estratègia que, a banda de poder aportar valor a les entitats, també fomenta la construcció de coneixement nou en una retroalimentació contínua, sempre que es participi en aquest procés.
Un dels avantatges que ens ofereix la xarxa i les TIC és la possibilitat de poder-ho fer de manera més àgil i actualitzada.
Com tot, fer-ho necessita un temps i una dedicació. Som conscients que des de les entitats del tercer sector molts voluntaris ja inverteixen una part important del seu temps en els propis serveis que s’ofereixen, i que això limita aquesta participació.
Per la seva banda, les comunitats de pràctica són una manera molt eficaç de construir coneixement a través de la compartició de les pràctiques que cadascú porta a terme, ja que moltes de les problemàtiques són comunes.
Un dels objectius d’aquest Toolkit és donar-vos a conèixer algunes d’aquestes experiències d’adaptació que han dut a terme altres entitats per si us poden ser d’utilitat. Si la vostra no hi és i us agradaria que hi fos, només cal que contacteu amb nosaltres per incloure-la.
Un exemple d’aquesta col·laboració el podeu trobar dins de l’apartat de «Bones pràctiques», a l’experiència dels dinamitzadors TIC dels Punts Òmnia i la Xarxa Punt TIC, que estan compartint recursos i coneixements en obert per facilitar tota aquesta tasca d’adaptació.
Xarxa i suport tecnològic entre entitats del tercer sector
Un dels reptes que encaren actualment les entitats del tercer sector és seguir oferint el seus serveis i l’atenció en la no presencialitat, atenent a la situació d’emergència motivada per la COVID-19.
Existeixen diferents entitats i organismes arreu de Catalunya i d’Espanya, privades i públiques, que donen suport, formació, acompanyament i assessorament tecnològic a aquelles organitzacions del tercer sector que ho necessitin, ja sigui per fer el canvi cap a la transformació digital o bé com a solució a algun problema puntual:
- Colectic: projecte cooperatiu sense ànim de lucre que treballa per la inclusió, l’autonomia i l’apoderament de les persones i les comunitats als àmbits social, laboral i tecnològic; tot entenent i utilitzant la tecnologia com una eina de participació i transformació social. Disposen de diferents formacions i assessorament per a entitats en aquest sentit, amb un repositori interessant d’eines lliures per al teletreball, entre molts altres projectes.
- Xarxa Punt TIC: xarxa integrada per centres i espais molt diversos, de titularitat pública o privada, que posen a disposició de ciutadans, empreses i col·lectius l’equipament i el personal necessari per facilitar-los l’accés a les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) i, d’aquesta manera, a la societat del coneixement. Són centres de referència territorial pel que fa a la societat del coneixement i són espais integradors que potencien la dinamització comunitària o empresarial del territori (Punts Òmnia). Disposen de diferents recursos TIC oberts a tota la ciutadania, i també d’un canal de YouTube adreçat a formadors TIC.
- Pangea: entitat que dedica, des dels seu inicis, esforços a la sensibilització vers la relació societat i noves tecnologies. Els eixos principals que treballem són: drets/TIC (tecnologies de la informació i la comunicació), gènere/TIC, difusió de l’ús del programari lliure, reutilització dels dispositius informàtics.
- M4social: projecte de la Taula d’entitats del Tercer Sector Social de Catalunya que vol liderar la transformació digital de les entitats del tercer sector, així com incidir en la generació d’un ecosistema d’innovació en l’àmbit social.
- Xarxanet: és la xarxa associativa i de voluntariat de Catalunya, un projecte impulsat pel Departament de Treball, Afers Socials i Famílies de la Generalitat de Catalunya, on les entitats són les gestores i promotores dels diferents portals, aporten una informació d’actualitat i de qualitat, i estableixen mecanismes de relació i interacció entre el món associatiu i la ciutadania. A dins hi trobareu diferents recursos, com aquest per treballar virtualment amb infants i joves.
- Labdoo: xarxa humanitària que té com objectiu l’enviament d’ordinadors portàtils no utilitzats, lectors de llibres electrònics, tauletes, PC i qualsevol dispositiu que es pugui carregar amb programari educatiu, a les escoles necessitades de tot el món utilitzant la col·laboració i sense incórrer en costos econòmics o ambientals.
- BJ Adaptaciones: fundació que treballa per a la millora de la qualitat de vida de les persones amb diversitat funcional a través de productes de fabricació pròpia, distribucions o solucions personalitzades.
- Fundesplai: entitat sense afany de lucre que té per missió educar els infants i joves, enfortir les entitats de lleure i el tercer sector, millorar el medi ambient i promoure la ciutadania i la inclusió social, amb voluntat transformadora. Desenvolupen un ampli ventall de programes, campanyes i activitats a favor dels infants, els joves, les famílies i les entitats. Ofereixen suport tecnològic a entitats del tercer sector.