La transformación digital
«Proceso de cambio en la cultura de la organización a través del cual se interiorizan las mejoras tecnológicas y los procesos innovadores que repercuten positivamente en los procesos de funcionamiento de las organizaciones»
(Arango Serna; Branch; Castro Benavides; Burgos, 2019, citado por Pacheco Mangas, J.; Palma García, M.; Hombrados Mendieta, I., 2020).
Actualmente, vivimos inmersos en un contexto de cambio y de incertidumbre debido a varios factores, entre los cuales destacan el aumento demográfico y la rápida evolución tecnológica, que, en los últimos años, se han acelerado y avanzan de manera exponencial.
Aun así, situaciones de crisis global repentinas como la que estamos experimentando actualmente con la pandemia de la COVID-19 está precipitando todo este proceso de cambio, y deja un margen de tiempo bastante comprimido para poder hacer frente y adaptarse, donde la tecnología, por sus implicaciones en toda la esfera social y económica, ha acontecido una de las áreas centrales de interés.
Todo ello, está provocando importantes transformaciones en el seno de las organizaciones para poder adaptarse de manera ágil a esta situación de incertidumbre y seguir operando de manera efectiva en este escenario, a la vez que se da respuesta urgente a las prioridades de emergencia social actuales, hecho que puede acontecer también una oportunidad para la mejora y la eficiencia de sus tareas y de sus servicios.
En este proceso de adaptación, la tecnología acontece uno de los ejes capitales. En este sentido, las organizaciones se han visto abocadas a digitalizar, en parte o totalmente, muchos de sus procesos y servicios que quizás hasta ahora se hacían de manera presencial. Esto está generando todo un proceso de transformación en las maneras de operar de las organizaciones, que hacen un uso más intensivo de las tecnologías, y que, en muchos casos, se han visto obligadas a hacer adaptaciones digitales de manera apresurada, dada la urgencia del contexto.
¿Qué significa la transformación digital?
Para empezar, la transformación digital no quiere decir solo añadir herramientas tecnológicas a las tareas diarias como se puede acostumbrar a pensar, sino que implica todo un proceso adaptativo que plantea maneras diferentes de trabajar y metodologías nuevas, puesto que:
- Incide en las propias dinámicas internas de la organización, como la comunicación, la planificación, la gestión del tiempo y la coordinación del trabajo, así como las relaciones con los trabajadores, voluntarios, financiadores, proveedores y con la propia Administración.
- Afecta el mismo desarrollo de las diferentes tareas y servicios de la entidad al exterior con las personas y colectivos con las cuales trabaja y da servicio.
- Posibilita procesos de trabajo y de acción más horizontales, participativos y flexibles.
Con relación a esto, hay que destacar que la crisis de la COVID-19 ha evidenciado la brecha digital y las desigualdades en materia de acceso y uso a la tecnología e Internet, un aspecto muy importante que hay que tener en cuenta en este proceso de transformación para no fomentar más la desigualdad. Por eso, desde las entidades del tercer sector se ha pedido que se diseñe un Plan de impacto sobre la brecha digital y garantizar el derecho a disponer de Internet para todas las personas, entre otras medidas.
Como punto positivo, también hay que destacar que en este contexto han cogido impulso algunas iniciativas que aprovechan las ventajas de las TIC en la acción social como, por ejemplo, el fomento del voluntariado digital a través de varias entidades del tercer sector para paliar los efectos del aislamiento causado por el confinamiento.
¿Cómo hacer una transformación digital?
Entonces, para que esta transformación digital sea efectiva, con vistas al futuro y para que sea el máximo de coherente y positiva posible, se necesita:
- Conocer los elementos principales que operan en esta transformación para poder hacer un diseño adaptativo y una implementación adecuados, más allá de añadir herramientas como sustitución de la presencialidad. Estos elementos los podéis consultar a las guías «Dinamización virtual» y «Cómo elegir una herramienta» de este Toolkit.
- Analizar lo que se ha hecho hasta el momento para poder hacer un diseño estratégico previo y coordinado que sea un plan de transformación capaz de dar respuesta a las propias necesidades internas de la organización y a las de las personas y los colectivos con los que trabaja, atendiendo al contexto, los recursos disponibles, los medios, los conocimientos de las partes implicadas y la propia cultura organizativa. Podéis consultar la guía «Diseñamos el plan de transformación».
- Repensar las acciones, cambiando o ajustando procedimientos y metodologías, puesto que probablemente necesitarán un replanteamiento, para poder acontecer una oportunidad para mejorar las prácticas y las actividades de la organización. Podéis consultar las guías de este Toolkit «Cómo virtualizar actividades y talleres» y también «Dinamización virtual».
Así pues, hay que analizar y conocer las potencialidades de las herramientas y los medios disponibles con relación a las metodologías que posibilitan, para poder transformar la actividad, o incluso para mejorarla, teniendo en cuenta que la tecnología, con sus herramientas y sus medios, se tendría que adaptar al contexto y no a la inversa.
Por eso, es capital conocer y analizar también el grado de alfabetización digital de las personas involucradas en las acciones (destinatarios, formadores, dinamizadores, etc.) y las posibilidades de conexión y de acceso.
Por ejemplo, un planteamiento generalizado que se ha llevado a cabo ha sido emular todo lo que se hace presencialmente al entorno virtual. Así se ha podido ver durante el confinamiento, donde en muchos casos esta adaptación se ha traducido en un fomento del uso de herramientas síncronas, como es el caso de las videoconferencias. Tal y como se ha experimentado, la videoconferencia ha acontecido una tecnología recurrente y muy útil. Pero es justo decir que también ha puesto en evidencia otros problemas como la limitación del acceso a la red en cuanto a la conexión y los datos, así como la carencia de dispositivos o de formación, tanto por parte de las entidades como de los beneficiarios. Es por eso que se tendrían que haber planteado previamente algunas cuestiones importantes cómo:
- ¿Es idónea esta herramienta, teniendo en cuenta los requerimientos de conectividad y gasto de datos que comporta? ¿Los beneficiarios disponen de conexión o de dispositivos electrónicos? ¿Saben utilizar la herramienta?
- ¿La organización y las personas implicadas están preparadas para su uso?
- ¿Qué ventajas aporta esta herramienta a la tarea o actividad? ¿Permitirá mejorar algo de lo que hacemos? ¿Qué metodologías nos permitirá desarrollar?
- ¿Se han sopesado otras alternativas?
Las resistencias al cambio
A pesar de las ventajas que nos puedan aportar las tecnologías y los medios, su aplicación en un determinado contexto no está exento de encontrarse con resistencias, puesto que implican una manera diferente de trabajar, y no todo el mundo está dispuesto a cambiar tan fácilmente. En este sentido, se acostumbra siempre a necesitar un proceso de aprendizaje y de habituación, además de la infraestructura necesaria como dispositivos electrónicos, posibilidad de conexión, instalación de software, etc.
Por eso, lo más importante es poder garantizar, en la medida de lo posible, y en los casos necesarios, un acompañamiento adecuado para facilitar la adopción de esta adaptación.
Las posibles resistencias dependerán, en buena parte, del grado de madurez tecnológica de la propia organización, de su actividad y, sobre todo, de las personas a las que se da atención. En este sentido, es muy importante tenerlas en cuenta de manera anticipada para superarlas y no generar más desigualdades o barreras.
Hay que considerar también que la virtualidad no siempre se ajusta a lo que se necesita atendiendo a un determinado contexto, y que, a veces, puede ser más acertado no virtualizar una determinada actividad, o bien se puede necesitar reconvertirla y cambiar el planteamiento, o bien virtualizar solo una parte.
Os recomendamos hacer una visita al apartado de «Buenas prácticas» de este Toolkit, donde, entre otros, encontraréis la experiencia de la entidad La Kalle, que ha trabajado en un rediseño de algunas de sus actividades comunitarias utilizando podcasts.
Capacidad de adaptación al cambio por parte de la organización: la resiliencia
En momentos de cambio, de incertidumbre o de crisis, otro elemento clave que hay que tener en cuenta es la resiliencia de la organización, para adaptarse y ajustarse a situaciones de crisis sin perder la eficacia, o incluso pudiéndola mejorar, más allá de su propia supervivencia y capacidad operativa.
Así pues, tal y como hemos comentado anteriormente, el proceso de cambio no está solo en la tecnología, sino también en la participación de los miembros de la organización para hacer posible que esta adaptación sea efectiva (Pacheco Mangas, J.; Palma García, M. O.; Hombrados Mendieta, M. I., 2020).
Para que esto sea así, se hace necesario fomentar esta resiliencia desde dentro de la propia organización. En este sentido, a continuación, se muestran toda una serie de factores, con indicadores y descriptores que posibilitan analizar el grado de resiliencia en el seno de la organización, y que podéis aplicar, en caso necesario, para hacer este análisis:
| Factor | Indicador | Descriptores |
| Capacidad de adaptación | Minimización de silos | Eliminación de las barreras de división organizacional que perjudican el trabajo. |
| Recursos internos | Capacidad para movilizar recursos de la organización durante la situación de crisis. | |
| Compromiso e implicación del personal | Vínculo de compromiso entre la organización y el personal, que posee capacitación para la resolución de los problemas que se presentan. | |
| Información y conocimiento | Fácil acceso a la información crítica y capacidad para el desarrollo de roles clave por parte de los miembros de la organización. | |
| Liderazgo | Durante la crisis, hay un liderazgo fuerte para proporcionar una buena gestión y una adecuada toma de decisiones. | |
| Innovación y creatividad | Se motiva el personal para la utilización de enfoques innovadores y creativos para el desarrollo de soluciones. | |
| Toma de decisiones | El personal tiene autoridad para tomar decisiones como respuesta a la crisis. | |
| Seguimiento e informe de la situación | Se motiva el personal para estar alerta alrededor de la organización, su desempeño y problemas potenciales. | |
| Planificación | Estrategias de planificación | Los planes para gestionar las vulnerabilidades se hacen de acuerdo con el entorno de la organización. |
| Participación en simulacros | Se fomenta la participación del personal en simulacros para practicar medidas de respuesta. | |
| Actitud proactiva | La respuesta a las señales de alerta tempranos forma parte de la estrategia de la organización. | |
| Recursos externos | Se planifica para garantizar el acceso a recursos que la organización pueda necesitar en caso de crisis. | |
| Prioridades de recuperación | Existe conciencia de cuáles son los requisitos mínimos para que la organización sea operativa durante una crisis. |
Así, en el caso de la adopción de la tecnología y de los medios en este proceso de cambio y transformación, sería necesario ver como estos nos pueden ayudar, pero no solo en el sentido de cómo nos puede ser útil una determinada herramienta en una situación concreta, sino poder disponer de una visión más amplia y global que nos permita identificar las posibles mejoras que puede aportar y, en caso necesario, modificar y transformar metodologías y procesos en la operativa y los servicios de la organización: «[…] es fundamental reconocer que, cuando usamos tecnologías, estas también se usan en la medida en que poseen límites concretos, usos más adecuados, requieren tiempo y condicionan las experiencias que, para los diferentes individuos, generan diferencias de acuerdo con el sentido con que las consiguen dotar». (Barberà, E.; Litwin, E. 2010).
¡Hagamos red! La colaboración como estrategia de cambio
Las entidades del tercer sector tienen una larga tradición en el trabajo colaborativo y en red a través del establecimiento de sinergias, tanto entre ellas cómo también con otras organizaciones (ya sean públicas o privadas), para mejorar los servicios y las prácticas y hacer más efectiva su misión, y poder acontecer, pues, un elemento altamente estratégico.
En este sentido, más allá del intercambio de conocimientos y de recursos, trabajar en red también puede reforzar y ampliar las propias capacidades de cada entidad, y aumentar así el impacto social. Este argumento todavía coge más fuerza en un contexto complejo como el actual, donde se ha evidenciado que todo está altamente interconectado y es interdependiente. Por eso, la colaboración acontece un elemento fundamental para que las entidades del tercer sector puedan hacer frente a las demandas y necesidades sociales crecientes, tanto a corto, como a medio y largo plazo, sumando esfuerzos para ser más eficaces y eficientes.
Todo ello implica ir más allá de la propia entidad para superar los límites organizativos, tanto en cuanto a los recursos, las competencias y los conocimientos como en lo que hace referencia a la operativa. Esto les permitirá poder disponer de una visión más amplia que les permita analizar también los recursos y las capacidades disponibles a su entorno (es decir, las otras entidades y organizaciones del entorno), para construir y establecer estas colaboraciones y sinergias, en función de los retos y de las necesidades.
A partir de aquí, el grado de colaboración que cada entidad decida adoptar dependerá, en buena medida, de su propia cultura organizativa y de cómo se quiera incluir esta colaboración dentro del entramado de la organización.
¿Cómo colaborar y hacer red?
La creación de redes y plataformas es una manera muy habitual de construir colaboraciones significativas entre entidades. Pero también hay otras formas, como las alianzas, las integraciones o las federaciones.
Cuando se decide crear una red entre entidades o bien formar parte de alguna, se está apostando por compartir información, recursos, conocimientos, experiencias y aprendizajes con unos objetivos comunes, a través de un flujo de reciprocidad, confianza y valores sobre problemáticas e inquietudes compartidas entre los participantes.
Hay diferentes maneras de hacerlo, y todo dependerá de cómo decida abordarlo cada entidad.
En este sentido, haría falta primero establecer si esta colaboración será:
- Solo de manera puntual, para tomar determinadas decisiones. Por ejemplo, para trabajar en determinados proyectos e iniciativas, como vía complementaria.
- De manera nuclear e integrada dentro de la propia estrategia de la organización.
En momentos de crisis y de necesidad esta colaboración puede acontecer un elemento especialmente relevante para las entidades, y puede ser una oportunidad porque forme parte de su estrategia organizativa, si todavía no lo ha hecho.
En el momento de decidir trabajar de manera colaborativa con otras entidades como elemento estratégico dentro de la organización habría que definir:
- Los objetivos de esta estrategia colaborativa.
- Los recursos, conocimientos y las competencias que se necesitan y qué se pueden aportar.
- En qué ámbitos prioritarios se decide aplicar la estrategia de colaboración.
- Establecer los criterios y los valores para atraer y encontrar entidades con quien hacer red.
Es muy importante concretar estos aspectos para que la colaboración pueda adquirir un sentido integrado en el marco organizativo, y no acontezca solo una solución de urgencia (Iglesias, M.; Carreras, I., 2012).
¿Qué aporta trabajar en red?
En este mismo estudio que os recomendábamos, se analizan diferentes iniciativas de entidades del tercer sector que han adoptado la estrategia de colaboración, ya sea a través de alianzas diversas o de trabajo en red.
A través de las experiencias analizadas, se extraen varias conclusiones en su aplicación, de las que destacaríamos las siguientes:
- La colaboración y el trabajo en red entre entidades posibilita optimizar los recursos, las competencias, los conocimientos y la información a través de la compartición y contribuye a la eficiencia de las entidades, que así pueden reducir costes.
- Permite amplificar el impacto social de las entidades.
- La confianza con quien se colabora es la base del éxito de la colaboración y del trabajo en red.
- Además de los objetivos propios de cada entidad, se necesitan unos objetivos comunes con las entidades con las cuales se colabora o se trabaja en red.
- Una colaboración significativa puede aportar valor y ampliar las capacidades de la organización en la consecución de sus objetivos.
- Se requiere análisis y liderazgo para diseñar, definir y gestionar una estrategia colaborativa y de trabajo en red. Es decir, no es una cuestión que se pueda abordar de manera improvisada, y necesita un tiempo para ver los resultados.
- La colaboración con otras entidades es un compromiso que cada una asume como tal. Por eso es sumamente importante la definición y una visión compartida.
Para que las redes funcionen y sean entes vivos es importante mantener una dinámica comunicativa continuada, a pesar de que siempre habrá periodos en los cuales haya más o menos actividad.
Actualmente, las TIC facilitan estos procesos colaborativos, puesto que permiten compartir y trabajar de manera más efectiva y regular.
Compartir y construir conocimientos
En situaciones de crisis como el actual, cada entidad ha trabajado diferentes medidas de adaptación. Pero, ¿conocemos las experiencias? ¿Pensamos que lo que hemos llevado a cabo puede ayudar a otras entidades? ¿O bien pensamos que lo que sabemos hacer puede orientar otras entidades?
En este sentido, compartir iniciativas, problemáticas y conocimiento es una estrategia que, además de poder aportar valor a las entidades, también fomenta la construcción de conocimiento nuevo en una retroalimentación continua, siempre que se participe en este proceso.
Uno de las ventajas que nos ofrece la red y las TIC es la posibilidad de poderlo hacer de manera más ágil y actualizada.
Como todo, hacerlo necesita un tiempo y una dedicación. Somos conscientes que desde las entidades del tercer sector muchos voluntarios ya invierten una parte importante de su tiempo en los propios servicios que se ofrecen, y que esto limita esta participación.
Por su parte, las comunidades de práctica son una manera muy eficaz de construir conocimiento a través de compartir las prácticas que cada cual lleva a cabo, puesto que muchas de las problemáticas son comunes.
Uno de los objetivos de este Toolkit es daros a conocer algunas de estas experiencias de adaptación que han llevado a cabo otras entidades por si os pueden ser de utilidad. Si la vuestra no está y os gustaría que estuviera, solo hace falta que contactéis con nosotros para incluirla.
Un ejemplo de esta colaboración lo podéis encontrar dentro del apartado de «Buenas prácticas», es la experiencia de los dinamizadores TIC de los Puntos Òmnia y la Red Punto TIC, que están compartiendo recursos y conocimientos en abierto para facilitar toda esta tarea de adaptación.
Red y apoyo tecnológico entre entidades del tercer sector
Uno de los retos que encaran actualmente las entidades del tercer sector es seguir ofreciendo sus servicios y atender en la no presencialidad, teniendo en cuenta la situación de emergencia motivada por la COVID-19.
Existen diferentes entidades y organismos en Cataluña y España, privadas y públicas, que dan apoyo, formación, acompañamiento y asesoramiento tecnológico a aquellas organizaciones del tercer sector que lo necesiten, ya sea para hacer el cambio hacia la transformación digital o bien como solución a algún problema puntual:
- Colectic: proyecto cooperativo sin ánimo de lucro que trabaja para la inclusión, la autonomía y el apoderamiento de las personas y las comunidades en el ámbito social, laboral y tecnológico; entendiendo y utilizando la tecnología como una herramienta de participación y transformación social. Disponen de diferentes formaciones y asesoramiento para entidades en este sentido, con un repositorio interesante de herramientas libres para el teletrabajo, entre otros muchos proyectos.
- Red Punt TIC: red integrada por centros y espacios muy diversos, de titularidad pública o privada, que ponen a disposición de ciudadanos, empresas y colectivos el equipamiento y el personal necesario para facilitarles el acceso a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y, de este modo, a la sociedad del conocimiento. Son centros de referencia territorial en cuanto a la sociedad del conocimiento y son espacios integradores que potencian la dinamización comunitaria o empresarial del territorio (Puntos Òmnia). Disponen de diferentes recursos TIC abiertos a toda la ciudadanía, y también de un canal de YouTube dirigido a formadores TIC.
- Pangea: entidad que, desde sus inicios, dedica esfuerzos a la sensibilización de la relación sociedad y nuevas tecnologías. Los ejes principales que trabajan son: derechos/TIC (tecnologías de la información y la comunicación), género/TIC, difusión del uso del software libre, reutilización de los dispositivos informáticos.
- M4social: proyecto de la Tabla de entidades del Tercer Sector Social de Cataluña que quiere liderar la transformación digital de las entidades del tercer sector, así como incidir en la generación de un ecosistema de innovación en el ámbito social.
- Xarxanet: es la red asociativa y de voluntariado de Cataluña, un proyecto impulsado por el Departamento de Trabajo, Asuntos Sociales y Familias de la Generalitat de Cataluña, donde las entidades son las gestoras y promotoras de los diferentes portales, aportan una información de actualidad y de calidad, y establecen mecanismos de relación e interacción entre el mundo asociativo y la ciudadanía. En ella encontraréis diferentes recursos, como este para trabajar virtualmente con niños y jóvenes.
- Labdoo: red humanitaria que tiene como objetivo el envío de ordenadores portátiles no utilizados, lectores de libros electrónicos, tabletas, PC y cualquier dispositivo que se pueda cargar con software educativo, a las escuelas necesitadas de todo el mundo utilizando la colaboración y sin incurrir en costes económicos o ambientales.
- BJ Adaptaciones: fundación que trabaja para la mejora de la calidad de vida de las personas con diversidad funcional a través de productos de fabricación propia, distribuciones o soluciones personalizadas.
- Fundesplai: entidad sin ánimo de lucro que tiene por misión educar los niños y jóvenes, fortalecer las entidades de ocio y el tercer sector, mejorar el medio ambiente y promover la ciudadanía y la inclusión social, con voluntad transformadora. Desarrollan un amplio abanico de programas, campañas y actividades a favor de los niños, los jóvenes, las familias y las entidades. Ofrecen apoyo tecnológico a entidades del tercer sector.