¿Qué necesitamos y para qué la queremos utilizar?
A la hora de escoger una herramienta digital para virtualizar, la primera cosa que hay que tener en cuenta es el objetivo principal del uso de esta herramienta. ¿Para qué la necesitamos? ¿Qué tareas queremos desarrollar? Podría ser, por ejemplo, para gestionar toda la información de mi entidad o para poder comunicarme con los miembros de mi entidad de manera ágil, o para trabajar a distancia con los beneficiarios haciendo mentorías, seguimiento, acompañamiento escolar, etc.
¿Qué funcionalidades buscamos?
Una vez que los objetivos estén definidos, se pasan a definir las funcionalidades que buscamos en la herramienta, o sea, qué tendría que poder hacer esta herramienta; por ejemplo, enviar mensajes a grupos, permitir la recogida de datos en campos separados, poder gestionar mensajes con diferentes medios (texto, audio, vídeo), estar disponible fuera de línea, etc. Se recomienda hacer una lista de control de todas estas funcionalidades y relacionarlas con los objetivos que hemos identificado.
Tipología de los dispositivos y conectividad
A la hora de definir las funcionalidades de la herramienta, es muy importante también tener en cuenta la tipología de dispositivos que usarán los beneficiarios y los miembros de la entidad; tenemos que saber con qué dispositivos utilizarán preferiblemente la herramienta. Puede pasar que quizás identificamos una herramienta adecuada para las tareas que tenemos que desarrollar pensando en un tipo de dispositivo, por ejemplo, un ordenador, y después resulte que la mayoría de los beneficiarios solo utilizaran el teléfono móvil para usar la herramienta. Del mismo modo, podríamos seleccionar una herramienta que requiere una conexión continua a Internet para funcionar y resulte que los beneficiarios tienen un acceso limitado a la red o disponen de una cantidad muy limitada de datos.
¿Para qué nivel de alfabetización digital?
Otra información importante que tendríamos que poder recoger es el nivel de alfabetización digital de las personas que usarán la herramienta. Una manera sencilla y básica de saberlo es preguntar qué herramientas digitales utilizan en su día a día para gestionar tareas profesionales o personales: si utilizan redes sociales o herramientas de mensajería, si están acostumbradas a hacer compras por internet y con qué dispositivos, si con el móvil, la tableta o con un ordenador. Esta información nos permitirá deducir cuál es el nivel de conocimiento digital de la persona y qué funcionalidades y mecanismos de navegación es capaz de gestionar. De hecho, las aplicaciones de las redes sociales utilizan mecanismos o estándares de navegación que son comunes a otras herramientas. Saber si el beneficiario puede utilizar estos mecanismos nos dará pistas sobre la herramienta que tenemos que seleccionar.
¿Para qué contexto de uso?
Conjuntamente a la información sobre el nivel de alfabetización digital del usuario, tendríamos también de informarnos sobre las circunstancias en las cuales hará uso de la herramienta, su contexto de uso, si lo utilizará en un espacio común con un cierto acompañamiento, si lo hará de forma individual, o si, por ejemplo, lo utilizará en los momentos de desplazamiento al transporte público. Todas estas informaciones, conjuntamente con la definición de los objetivos y de las funcionalidades, nos guiarán en la elección de la herramienta adecuada.